ניהול משימות עם Any.Do – סקירה מקיפה

ניהול משימות עם Any.Do

אפליקציות ותוכנות לניהול משימות הן דרך מצוינת לעשות סדר בכל שלל המשימות היום יומיות שמאפיינות את החיים המודרניים של כולנו.

חיי היום יום מלאים בדברים שאנחנו צריכים לעשות ושאנו צריכים להזכיר לעצמנו לעשות. סדר היום והשבוע של האדם הממוצע בישראל כרוך באינספור מחויבויות שיש ללהטט ביניהן.

זה מתחיל בפגישות שקשורות בעבודה, ממשיך בסידורים ביתיים שונים ונגמר בתשלום חשבונות, הסעה של הילדים לחוגים, ביצוע קניות וגם בשעות הפנאי שיש לתכנן או חברים שרוצים לקבוע איתם פגישה.

בתוך כל ים המשימות והדרישות, ניהול לוח הזמנים באמצעות אפליקציית ניהול משימות, מהווה דרך מצוינת להצליח ולעמוד בכל היעדים השבועיים והיומיים, ואפילו למצוא זמן פנוי, כתוצאה מצורת הארגון הזו.

לשם כך יש צורך באפליקציה בעלת יכולות מגוונות, שמכילה שילוב של כלי ניהול זמן ומשימות, ותהיה גם נוחה לשימוש ובעלת ממשק משתמש ידידותי ופשוט.

אפליקציית Any.Do, שקיימת כבר מספר שנים בשוק, בהחלט עונה על מרבית הדרישות האלו, ואנו מביאים לכם כאן סקירה של התכונות המרכזיות שלה, היתרונות היחסיים מול המתחרות וגם מחירים של החבילות שבתשלום.  

להתחיל את השימוש עם Any.Do

כדי להתחיל את השימוש באפליקציה, יש צורך לבצע רישום למערכת שלה, או להתחבר באמצעות חשבון הפייסבוק או הגוגל שלכם.

הממשק של האפליקציה הוא ברור למדי, וכבר לאחר ההרשמה והכניסה הראשונית, ניתן להתחיל ליצור רשימות של משימות.

בתוך כל משימה ניתן לפתוח תתי משימות, והמשימה עצמה יכולה להכיל הערות, קבצים מצורפים, תוויות, תאריך יעד לביצוע וכן קישור עם חשבון של אדם אחר, כמו עובד בצוות או בן משפחה.

האפליקציה מציעה גם טיפים מוכנים מראש למשתמש המתחיל, שמאפשרים ללמוד את כל התכונות שלה בקלות ובמהירות, ולהבין את האפשרויות השונות שהיא מכילה.

ניתן להשתמש בתוכנה לניהול משימות של Any.Do על גבי פלטפורמות רבות ושונות. היא מותאמת לשימוש בטלפון החכם (עם גרסה לאנדרואיד וכן גרסה לאייפון), במחשבים עם מערכות ההפעלה של אפל ושל ווינדוס, בשעונים חכמים מסוגים שונים ויש לה גם תוסף לג'ימייל שמאפשר לסנכרן את כל המשימות עם האימייל שלכם.

העובדה ש-Any.Do ניתנת לשימוש על גבי פלטפורמות רבות כל כך, היא בהחלט אחת מהחוזקות המרכזיות שלה, ומהווה יתרון משמעותי לעומת תוכנות ואפליקציות מתחרות בשוק.

התכונות המרכזיות של Any.Do

ניהול רשימות ומשימות

הכלי המרכזי של כל תוכנה לניהול משימות הוא שימוש ברשימות. כך ניתן לקבץ משימות שונות על פי קטגוריות, ולארגן טוב יותר את כל התחומים שאנו מנהלים בעזרת התוכנה.

הרשימות ב-Any.Do מורכבות ממשימות אינדיבידואליות, שבכל אחת מהן ניתן לנהל נתונים רבים.

כל משימה יכולה לכלול תתי משימה, שהן גרסה פשוטה יותר של משימת האם. המשימה הראשית יכולה לכלול, כאמור, פרטים רבים, קבצים מצורפים, צ'ק בוקסים, וכן תאריך יעד להשלמת המשימה.

תתי המשימות מכילים שם ואפשרות לסמן צ'ק בוקסים בלבד.

תוויות

ניתן לארגן את המשימות השונות ב-Any.Do בעזרת תוויות. התוויות מאפשרות לחלק את המשימות לקטגוריות, ומסייעות בייעול השליטה בביצוע המשימות ובעמידה ביעדים.

ניתן ליצור, לנהל ולערוך את התוויות, אך חשוב לדעת כי תכונה זו עובדת היטב רק בגרסאות המובייל של התוכנה.

לוח שנה  

בגרסת המובייל של התוכנה לניהול משימות של Any.Do, ניתן לסנכרן את המשימות לתוך לוח השנה של הטלפון החכם.

מדובר בכלי יעיל ביותר, שמאפשר שליטה טובה יותר בלוח הזמנים היומי והשבועי, ושמאפשר גם לראות בצורה מסודרת את כל המשימות, על פי לוח הזמנים היומי שמופיע בלוח השנה.

מקור: אתר any.do

תכונת Any.Do Moment

תכונה זו היא אחת המפורסמות ביותר של Any.Do, והיא לא קיימת במרבית התוכנות המתחרות לניהול משימות.

בעזרת Any.Do Moment ניתן להציג בצורה מסודרת וברורה את כל המשימות שמשויכות לאותו היום, ולהחליט אם להשאיר אותן לביצוע או לדחות את הדדליין של המשימה ליום אחר. ניתן להפעיל את התכונה מתוך תפריט האפשרויות הראשי של האפליקציה.

כך, כאשר מגיע הזמן שהוגדר מראש לסינון המשימות, אתם יכולים לעבור עליהן אחת אחת, ולהחליט אם לדחות אותן או לא. אם אתם מחליטים להשאיר את ביצוע המשימה לאותו יום, תוכלו להגדיר התראה בשעה שבה אתם אמורים לבצע את המשימה, כתזכורת. אם תבחרו לדחות את המשימה, תוכלו להגדיר לאיזה יום עתידי תרצו להעביר אותה.

הדבר נעשה בקלות ובנוחות, ובהחלט משפר את הפרודוקטיביות של כל יום, תוך מתן יכולת להגיב לשינויים ואילוצים שונים בסדר היום שלכם.

מצב מיקוד (Focus Mode)

מצב המיקוד נועד כדי לאפשר למשתמשים של התוכנה להתרכז בביצוע משימה אחת מסוימת, ולעשות זאת ללא הפרעות וללא התעסקות נוספת עם הטלפון הנייד.

כאשר מפעילים את התכונה הזו, בוחרים כמה זמן רוצים להתרכז, כמו משך זמן של 20 דקות, למשל.

במשך הזמן הזה, מתחיל לגדול עץ קטן על מסך האפליקציה. אם אתם לא משתמשים באפליקציות אחרות בטלפון במשך הזמן הזה, העץ ממשיך לגדול.

בכל פעם שאתם מרימים את המכשיר ועושים בו שימוש כלשהו – הצמיחה של העץ מפסיקה. הדבר הנחמד בתכונה זו, הוא שהיא מאפשרת לראות בצורה וויזואלית את רמת המיקוד שלכם, ומזכירה לכם בעצם כך שהעץ גדל, לא לעסוק בשום דבר אחר בפרק הזמן שהגדרתם לעצמכם.

מדובר בדרך טובה לקחת זמן עבודה ללא הפרעה, או סתם פרק זמן במהלך היום שבו אתם רוצים להיות ממוקדים בעשייה כלשהי בלי הפרעות.

במצב זה, ניתן גם להשמיע "רעש לבן", כל עוד מצב המיקוד עובד.

אם הצלחתם להתמקד והעץ מגיע לגודל מקסימלי, הוא נוסף ליער של עצים שגדל בכל פעם שאתם מצליחים לעמוד ביעד, ושאותו ניתן לראות באמצעות תפריט התוכנה.  

חבילות ומחירים

ל-Any.Do יש חבילה חינמית בסיסית ללא תשלום, וכן שתי תכניות פרימיום בתשלום. החבילה הבסיסית, שניתנת בחינם, מציעה אפשרויות מוגבלות יותר.

חלק מהמגבלות שלה כוללות, למשל, הגבלה על מספר שיתופי הפעולה עם משתמשים אחרים לצורך ביצוע משימה משותפת. היא גם אינה מאפשרת לדחות משימות למועד מאוחר יותר בצורה חופשית, אלא רק על פי הגדרות זמן מוכנות מראש (היום הבא, השבוע הבא, וכו').

פרט לכך, היא בהחלט מכסה את הצרכים הבסיסיים והשימושיים של מה שמצופה מתוכנה לניהול משימות. ניתן ליצור ולערוך משימות ורשימות ללא הגבלה, וכן לסנכרן עם לוח השנה שלכם בגרסת המובייל.

חבילת הפרימיום למשתמשים פרטיים עולה כ-6$ לחודש, או 3$ לחודש כאשר מתחייבים לשנה.

חבילה זו כוללת תכונות נוספות, מעבר למה שהחבילה החינמית מאפשרת. כך, תוכלו ליצור שיתופי פעולה עם משתמשים אחרים ללא הגבלה.

תוכלו גם לשנות את תמונת הרקע של האפליקציה ולהתאים אותה לטעמכם, להשתמש בתוויות צבעוניות למשימות השונות ולהשתמש בתזכורות מבוססות מיקום.

תזכורות אלו מופעלות כאשר אתם נמצאים במיקום מסוים במהלך היום, ומדובר בתוספת נחמדה ויעילה לאפליקציה.

בנוסף לכך, תכונה שימושית מאוד של גרסת הפרימיום היא שניתן לבצע אינטגרציות בעזרת הכלי Zapier. Zapier הוא כלי שמאפשר לחבר בין סוגים רבים ושונים של כלים ממוחשבים כדי ליצור תהליכי עבודה אוטומטיים (אוטומציות).

בעזרת Zapier ניתן לחבר אפליקציות שונות, כך שניתן להגדיר שמשימה שמבוצעת ב-Any.Do תפעיל טריגר לביצוע של פעולה מסוימת באפליקציה מסוג אחר לחלוטין.

בנוסף לחבילת הפרימיום למשתמשים פרטיים, ישנה גם חבילה שמיועדת לעסקים שרוצים להטמיע את השימוש בתוכנה בארגון שלהם.

חבילה זו עולה 5$ לחודש עבור כל משתמש. בעזרת חבילה זו, שנקראת Teams, ניתן לבצע שיתופי משימות בין עובדים באותו הצוות וגם לקבל שליטת על אדמיניסטרטיבית מרוכזת על כל החשבונות של העובדים השונים.

היתרונות של Any.Do

לתוכנת ניהול המשימות של Any.Do יש כמה יתרונות מובהקים.

היתרון הבולט ביותר שלה הוא העובדה שניתן להריץ אותה על סוגים רבים של מכשירים שונים. היא מתאימה לשימוש במחשבים (גם מבוססי MacOS וגם מבוססי Windows), בטלפונים חכמים (גם של אפל וגם של אנדרואיד), בשעונים חכמים וגם ניתנת להרצה כתוסף לדפדפן Chrome וכן כתוסף ל-Gmail.

זה אומר שאם יש לכם חשבון פעיל ב-Any.Do, תוכלו לנהל את סדר היום ולוח הזמנים שלכם מכל מכשיר שברשותכם.

כך, גם אם אתם נמצאים ללא הטלפון או ללא המחשב, תוכלו למצוא אלטרנטיבה שתשקף לכם את לוח המשימות שלכם לאותו יום.

הדבר מאפשר גם שימוש בעבודה ובבית לסירוגין, בהתאם לצרכים המשתנים בכל שעות היממה.

יתרון משמעותי נוסף של Any.Do טמון בממשק הנוח שלה.

לתוכנה יש ממשק משתמש ידידותי וקל להבנה, שניתן להבין אותו ולהשתלט עליו תוך פרק זמן קצר ביותר.

לשם הבנת האפשרויות השונות ניתן להיעזר גם בטיפים שמציעה התוכנה למי שמתחיל להשתמש בה. ממשק המשתמש של התוכנה הוא קליל ואוורירי, ואינו עמוס מדי בתכונות מיותרות או באפשרויות שאין בהן צורך.

הממשק של התוכנה מייצר חוויית משתמש נעימה מאוד, שבהחלט מתבלטת בשוק התוכנות לניהול משימות.

היתרון השלישי של Any.Do הוא אותן תכונות מיוחדות שלא מציעות המתחרות שלה בשוק. התכונות המיוחדות כוללות את Moment, שמאפשרת לנהל מדי יום מחדש את סדר היום והמשימות, בהתאם לצרכים המשתנים של אותו היום.

תכונה זו היא בהחלט שימושית, ומאפשרת לבצע שינויים בסדרי העדיפויות בצורה מהירה וקלה. התכונה המיוחדת השנייה היא תכונת המיקוד.

תכונה זו אולי יכולה להישמע כמעין גימיק, אך למעשה מדובר בתכונה שימושית מאוד. כולנו מכירים את המצבים האלה במהלך היום שבהם אנחנו רוצים להתרכז בביצוע משימה מסוימת, אך לא מצליחים להתמקד רק בה, ומתפתים לעשות אלף ואחד דברים נוספים עם הטלפון במקביל.

העץ שגדל על המסך מחזיר את המיקוד למשימה שהגדרנו לה את אותו הזמן, ובהחלט מהווה תמריץ נוסף למודעות שלנו שברצוננו כרגע להתמקד בפעולה אחת מסוימת.

ניתן להשתמש בתכונה הזו גם כדי פשוט לעצור לכמה דקות את היום ולבחור בזמן הזה כדי להרהר, לקבל החלטות או פשוט להירגע – מבלי לרוץ שוב אל מסך הטלפון שלנו.

מוצרים מתחרים בשוק

Any.Do היא בהחלט לא תוכנת ניהול המשימות היחידה בשוק. יש לה כמה מתחרות פופולריות, שלכל אחת מהן יתרונות משלה.

שתי האפליקציות הבולטות בתחום זה הן Asana ו-Trello. מדובר בשתי תוכנות שגם להן יש כלים רבים לניהול משימות, ושגם בהן ניתן לבצע את כל הפעולות הבסיסיות של תוכנה לניהול משימות – יצירת רשימות, משימות, ניהול תוויות, שימוש בצ'ק ליסטים, צירוף קבצים ושיתוף משימות עם משתמשים נוספים.

הבחירה באיזו תוכנה לניהול משימות להשתמש היא במידה רבה עניין של טעם אישי. Any.Do היא תוכנה מצוינת, אך גם Trello וגם Asana יכולות לסייע לכם לנהל את סדר היום והמשימות שלכם בצורה טובה וקלה.

ההבדלים בין התוכנות השונות קשורים בעיקר לממשק המשתמש של כל אחת מהן וגם לעלויות החבילות שבתשלום ולאפשרויות שכוללת הגרסה החינמית והבסיסית של כל תוכנה.

למי מתאים השימוש ב-Any.Do

השימוש ב-Any.Do מתאים לכל אדם שאורח חייו כולל ניהול משימות מרובות בתחומים שונים. מה שלמעשה אומר שכמעט כל אדם בוגר יכול ליהנות מהשימוש בתוכנה לניהול משימות כזו.

היתרונות של Any.Do הופכים אותה לאחת המתחרות הבולטות בשוק הזה. בנוסף לכך, השימוש בה מתאים מאוד לכל מי שרגיל להשתמש בכמה סוגים של מכשירים מדי יום.

העובדה ש-Any.Do מאפשרת לעבור בקלות ממסך הטלפון למסך המחשב וחזרה, הופכת אותה לאפליקציה שימושית מאוד, שבאמת יכולה לעזור להפוך כל אחד לאדם פרודוקטיבי ומסודר יותר.  

לסיכום

תוכנה לניהול משימות היא דבר נחוץ ביותר באורח החיים המודרני והעמוס שלנו. בלי סיוע של תוכנה כזו, משימות רבות יכולות ליפול ולא להתבצע, רק משום ששכחנו את דבר קיומן.

כאשר אחת מהמשימות שלנו לא מתבצעת בגלל סיבה שכזו, יכולות להיות לכך השלכות בלתי נעימות, ושימוש בתוכנה לניהול משימות ימנע מצבים שכאלה.

תוכנה לניהול משימות שגם יודעת להסתנכרן עם היומן האישי מהווה כלי ארגוני חשוב ביותר. גם אם אתם לא מנהלים של חברה או מפקחים על מספר עובדים, מספיק שיש לכם מגוון משימות מקצועיות, אישיות ומשפחתיות באופן קבוע – כדי שיהיה לכם צורך בתוכנה לניהול משימות כמו Any.Do.

ל-Any.Do יש יכולות טובות מאוד מבחינת רמת התכונות שהיא מציעה ואיכות ממשק המשתמש שלה.

גם הגרסה החינמית בהחלט יכולה להספיק לשימוש בסיסי יום יומי, אך אם אתם נזקקים לתכונות הפרימיום, המחיר שלה סביר בהחלט.

לעומת המתחרות בשוק, כמו Trello, Asana או Todoist אנידו (Any.Do) בהחלט מייצרת רמת שימושיות גבוהה ויכולות מרשימות עם ממשק נוח וקל ללימוד. אם אתם זקוקים לתוכנה לניהול משימות ואתם מתלבטים אם איזו תוכנה להתחיל לעבוד – Any.Do היא בהחלט אופציה טובה מאוד.

Be the first to comment

Leave a Reply

כתובת האימייל שלך לא תפורסם