גוגל דרייב לעסקים – כל הפתרונות במקום אחד

שירות גוגל דרייב החל את דרכו כשירות אחסון בענן שמיועד למשתמשים פרטיים ועסקיים. בהדרגה, גוגל הוסיפה לו עוד ועוד פונקציות ופיצ'רים, עד שהוא הפך למערכת שלמה שמציעה הרבה יותר מאחסון בענן.

כיום, גוגל דרייב מאפשר לעסקים ולארגונים לעבוד במשותף על קבצים, לסנכרן קבצים שנעשה בהם שינוי במחשב מקומי, לבצע אינטגרציה עם כלים של גוגל וכלים נוספים (כמו אלה של Microsoft Office), לנהל מספר גדול של משתמשים ואפילו לקיים שיחות צוות בווידאו באמצעות Google Meet.

גוגל דרייב מתאים מאוד לכל ארגון שנעשית בו עבודה צוותית על משאבים משותפים וכן לכל מי שזקוק לאחסון בענן שמסונכרן עם מחשב מקומיים ושיש אליו גישה מכל מקום בעולם.

גוגל דרייב כולל יכולות עבודה על מסמכים (כמו מסמכי טקסט וגיליונות נתונים), יצירת מצגות וטפסים מאובטחים ואפילו כלי לבניית אתרים בשם Google Sites.

היתרון המשמעותי ביותר של גוגל דרייב הוא בכך שניתן לעבוד עליו ועל הקבצים המאוחסנים בו מכל מכשיר ומכל מקום. זאת מכיוון שכל הקבצים שעליו מאוחסנים בענן שניתן לגשת אליו מכל מחשב או סמארטפון. בנוסף לכך, גוגל דרייב הוא חלק אינטגרלי מכל מכשיר מובייל שמערכת ההפעלה שלו היא אנדרואיד, וכך ניתן להתחבר לכל הקבצים שלכם בקלות ובנוחות בכל זמן. זה אומר שאתם תמיד נמצאים אונליין, והקבצים שלכם נגישים לכם בכל עת במלואם.

בנוסף, קיימת גם אפליקציה של גוגל דרייב למכשירים של אפל, כך שאף סוג של משתמש אינו נזנח.

מכיוון שגוגל היא החברה שעומדת מאחורי גוגל דרייב, ישנם שירותים משלימים רבים שכלולים בגוגל דרייב, כך שאת מרבית היישומים היום יומיים שבארגון או במשרד שלכם ניתן לבצע באמצעות אחד מהכלים האלה.

גוגל דרייב לעסק - צילום מסך

פיצ'רים מרכזיים

אחסון קבצים בענן

גוגל דרייב הוא קודם כל שירות של אחסון בענן. זה אומר שהקבצים שמנוהלים בו נמצאים על שרת מרכזי של גוגל, שאליו ניתן לגשת מכל מחשב או מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט. את הקבצים האלה ניתן לערוך גם בצורה מקוונת וגם בצורה מקומית.

זה אומר שכל קובץ שמאוחסן בדרייב, כמו קובץ DOCX למשל, ניתן לערוך בתוך הדפדפן (באמצעות הכלי Google Docs) עצמו. יחד עם זאת, אתם יכולים גם לבחור להוריד את הקובץ ולערוך בו שינויים במחשב המקומי שלכם.

בעזרת התוכנה של גוגל דרייב שניתנת להתקנה על כל מחשב, הקבצים בשרת יסונכרנו עם הגרסה המקומית – והקובץ יתעדכן באופן אוטומטי. כך תוכלו להיות בטוחים שגרסת הקובץ שאתם עובדים עליה היא תמיד הגרסה המעודכנת ביותר.  

גוגל מקציבה לכל משתמש פרטי כ-15GB של מקום אחסון בשרתים שלה. כאשר נרשמים לחבילה בתשלום – כל משתמש מקבל נפח אחסון גבוה בהרבה, בהתאם לחבילה שבה בוחרים. מדובר על נפחי אחסון גדולים שיכולים לשמש לכל מטרה ולכל סוג של קבצים.

שיתוף קבצים ועבודה במקביל

כאשר כל הקבצים של הארגון מנוהלים בגוגל דרייב, ניתן לבצע עליהם עבודה במקביל על ידי מספר משתמשים. כל משתמש יכול להיכנס לגרסה המקוונת של הקובץ, ולערוך אותו. הוא יכול לראות מי עוד עורך באותו זמן את הקובץ, ויכול לראות את השינויים שאותו משתמש עורך במקביל.

לקובץ אחד יכולים להיכנס כמה משתמשים בו זמנית, וכך ניתן לבצע שיתוף פעולה שלא היה מתאפשר בדרך אחרת. כאשר עובדים בצורה הזו, המסמך נשמר באופן אוטומטי בכל פעם שמתבצעים בו שינויים, כך שאין חשש שעבודה תלך לאיבוד כתוצאה מאי-ביצוע של שמירה על ידי מי מהמשתמשים.

לעבודה כזו במקביל יש יתרונות רבים, והיא מאפשרת לרכז בקלות משימות ופרויקטים שמספר אנשים בעסק או בארגון אחראים על הביצוע שלהם.

אינטגרציה עם כלים אחרים

גוגל דרייב מאפשר ביצוע אינטגרציה עם כלים רבים אחרים. הוא מותאם לעריכה של קבצי Microsoft Office, כמו קבצי DOC, DOCX, XLS, XLSX ועוד. את הקבצים מהסוג הזה ניתן לערוך ישירות בגוגל דרייב בענן, ללא צורך בהמרה כלשהי.

בנוסף לכך, המערכת של גוגל דרייב יודעת לעבוד גם עם קבצים של חברות כמו Adobe (קבצי PDF), וכן עם מערכות CMS שונות – כמו Salesforce ועוד.

האחסון של גוגל דרייב מאפשר צפייה ועריכה ביותר מ-100 סוגי קבצים שונים, כמו קבצי סרטונים, תמונות, קבצי CAD ועוד.  בעזרת האינטגרציות האלו, ניתן לשלב את השימוש בגוגל דרייב בחיי העבודה השוטפים בארגון או בעסק, וליהנות מהתרומה המקסימלית שהוא יכול להציע.  

שימוש ביכולות החיפוש של גוגל

גוגל מוכרת קודם כל כחברה שפיתחה את מנוע החיפוש הפופולרי ביותר בעולם. את יכולות החיפוש המרשימות של האלגוריתמים שלה היא שילבה גם בתוך המערכת של גוגל דרייב. כך, ניתן לבצע חיפוש מהיר, יעיל ומקיף בכל הקבצים שמאוחסנים בשרת. יכולת החיפוש הזו מאפשרת להגיע לכל תוכן שאותו מחפשים, בכל סוגי הקבצים.

בנוסף לכך, גוגל דרייב כולל גם כלי שנקרא Priority. כלי זה מבוסס על בינה מלאכותית (AI) שמנסה לנבא מהו המידע שאתם זקוקים לו לצורך העבודה ושאותו אתם עומדים לחפש. הכלי מציג בפני כל משתמש את הקבצים שהוא יזדקק להם, ובכך גורם לעבודה יעילה ופרודוקטיבית יותר.

פונקציה נוספת נקראת Explore, והיא מאפשרת לבצע שאילתות של חיפוש ולאחר מכן למצוא ולהוסיף בקלות תכנים רלוונטיים לקבצים שאתם עובדים איתם.

מחירים

השימוש הבסיסי בגוגל דרייב מוצע בחינם למשתמשים. בעזרת הגרסה החינמית ניתן לבצע לא מעט מהפעולות המהותיות של השירות. כל משתמש חינמי יכול לקבל 15GB של אחסון, וליהנות משירות האחסון בענן של גוגל.

הגרסה החינמית מאפשרת גם עבודה עם הכלים הנוספים של גוגל דרייב, אלה שמאפשרים עריכה של קבצים (כמו קבצי וורד, אקסל ו-PDF), עבודה משותפת עם משתמשים נוספים, וסנכרון מלא בין גרסאות מקומיות של קבצים לגרסה בשרת.

אם תרצו לקבל נפח אחסון רב יותר וניהול תיבת דוא"ל, תצטרכו לשלם עבור השירות. חבילת Business Starter, שהיא הזולה ביותר, עולה 6$ לחודש לכל משתמש, והיא כוללת נפח אחסון של 30GB.

חבילת Business Standard עולה כ-12$ למשתמש לחודש, עם נפח אחסון של 2TB לכל משתמש. ישנה גם חבילת Business Plus, שעולה 18$ לחודש לכל משתמש, והיא כבר כוללת נפח אחסון של 5TB לכל משתמש ואמצעי אבטחה וניהול משופרים לחשבונות המשתמשים.  

אלטרנטיבות

מבחינת האלטרנטיבות הקיימות בשוק לגוגל דרייב, יש כמה מתחרים בולטים שמציעים שירות של אחסון בענן באופן דומה וכן כלים שמציעים עריכה משותפת של קבצים וניהול ארגוני משותף. מבחינת השירות הבסיסי של אחסון בענן וסנכרון בין גרסאות קבצים, המתחרים הבולטים ביותר בשוק הם OneDrive של מיקרוסופט ושירות האחסון של DropBox.

שני הכלים האלה כוללים גם אפשרויות של עריכת קבצים, נגישות ממכשירי מובייל וסנכרון בין מחשבים שונים.

מתחרה נוסף הוא השירות של Office365. מדובר בשירות כוללני שגם מספק אפשרות לאחסון קבצים בענן (באמצעות OneDrive), וגם מספק שירותי עריכה עם כל הכלים של Microsoft Office.

מדובר בחבילה כוללת שיש בה גם שירות מייל (מקביל ל-Gmail), ואפשרות לבצע עריכה של קבצי וורד ואקסל בצורה מקוונת בדפדפן על ידי מספר מרובה של משתתפים.

מסקנות

אם אתם חלק מצוות או ארגון בעל מספר חברים או עצמאים, ויש לכם צורך למצוא שירות אחסון בענן שיש לו יכולות מתקדמות של סנכרון, עבודה במקביל ואינטגרציה עם כלים נוספים – גוגל דרייב לעסקים הוא בהחלט בשבילכם.

גוגל מציעה חבילה כוללת ביותר, שיכולה להתאים לצרכים של כל עסק. האפשרות לעבוד על קבצים בצורה משותפת מהווה יתרון גדול מאוד, שיכול לייעל ולפשט מאוד את העבודה על פרויקטים גדולים ומורכבים.

בנוסף לכך, גוגל מציעה חבילה שלמה של כלים שימושיים, שבעזרתם ניתן לערוך כמעט כל סוג של קובץ שאיתו נהוג לעבוד.

בהיותה של גוגל ענקית בתחום החיפוש, כאשר משלבים את יכולות חיפוש המידע שלה עם כלים שמונעים על ידי בינה מלאכותית, ניתן למצוא בקלות כל סוג של תוכן בכל קובץ בשרת, וגם להוסיף ולעדכן קבצים בקלות עם תכנים חדשים שאותם מוצאים.

בסיכומו של דבר, גוגל דרייב הוא שירות שיכול לשפר ולייעל באופן משמעותי את חיי העבודה היום יומיים של ארגונים ועסקים בכל גודל, ולכן מומלץ לשקול את השימוש בו. בעזרת תשלום נוסף ולא גדול, תוכלו לקבל גם נפחי אחסון גדולים יותר בשרת,

וכך להבטיח כי כל המידע שלכם תמיד יישמר ולא יהיה צורך לאחסן אותו באופן מקומי בנפרד. סט הכלים של גוגל שמוצע בחבילת הדרייב לעסקים הוא מקיף ועונה על מרבית הצרכים שלהם נזקקים ארגונים בחיי העבודה היום יומיים.

Be the first to comment

Leave a Reply

כתובת האימייל שלך לא תפורסם